Revisionskonforme Archivierung ihrer Dokumente.

Das Modul DMS Connect.


TopKontor Handwerk bietet  eine direkte Schnittstelle zur Document Management Software (DMS) ecoDMS. Mit dem Modul DMS Connect werden alle in TopKontor Handwerk ausgedruckten Dokumenttypen automatisch in ecoDMS archiviert.

Selbstverständlich werden alle über TopKontor Handwerk in ecoDMS archivierten Dokumente in den jeweiligen Bereichen wie Projekt- oder Adressenstamm wieder angezeigt und können dort auch wieder aufgerufen werden.
 

Das Dokumentenvolumen innerhalb von Firmen wächst jährlich stetig an. Daher wird es immer schwieriger, einen Überblick über alle verfügbaren Dateien zu erhalten. Wie können Sie sicher sein, alle Vorgaben der rechtssicheren Archivierung und der Dokumentationspflicht für Ihr Unternehmen nach den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einzuhalten? Indem Sie eine Dokumenten Management Software (kurz DMS) einsetzen.

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Eine kompakte Übersicht

Dokumente einfach, schnell und sicher (GoBD-konform) in einem DMS archivieren

Einfach wie gewohnt weiterarbeiten und trotzdem alle Dokumente revisionskonform ablegen?
Mit TopKontor Handwerk ist das ab jetzt kein Problem. Mit dem neuen Modul DMS Connect bietet Ihnen TopKontor Handwerk eine direkte Schnittstelle zur Dokumenten Management Software ecoDMS One.

In TopKontor Handwerk ausgedruckte Dokumente werden vollautomatisch in ecoDMS One revisionskonform archiviert, volltextindiziert und in den jeweiligen Bereichen wie Projekt- oder Adressenstamm angezeigt und können von dort auch wieder aufgerufen werden. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung ab.


Einfache Weitergabe der Dokumente (z.B. an das Steuerbüro)


Ihr Auftraggeber benötigt die gesamten Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Sie müssen unternehmensrelevante Dokumente an Ihren Steuerberater senden? Legen Sie dazu einfach die gewünschten digitalen Dokumente im sogenannten Clipboard ab und versenden diese per Mail.

Zeit sparen bei der Be- und Verarbeitung und vor allem bei der Dokumentsuche

Papierdokumente können Sie mit einem Dokumentenscanner digitalisieren, über die Inbox im ecoDMS Client abrufen, zuordnen und sicher archivieren. Die Klassifizierung und Archivierung kann sogar vollautomatisch, also ohne Ihr weiteres Zutun erfolgen.

Dateien, die bereits in digitaler Form vorliegen, können Sie direkt per Drag&Drop ins Archiv ziehen. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Datei an der richtigen Stelle und für die zuständigen Mitarbeiter ab.

Komfortable Suche über alle Dokumentinhalte via Volltextsuche
Schnell ein archiviertes Dokument wiederfinden? Kein Problem. Eine automatische Texterkennung macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Sie müssen die gewünschten Suchbegriffe lediglich in eine Suchzeile eingeben und schon werden Ihnen die gewünschten Dokumente angezeigt.

Mit inbegriffen ist hierbei auch eine integrierte “Websuche”. Markieren Sie einfach auf einer Webseite oder in sonstigen Fenstern Ihres Rechner einen Begriff oder ein Phrase. Mit der Betätigung einer einfachen Tastenkombination wird diese Markierung in ecoDMS übernommen und Ihr kompletter Dokumentenstamm wird danach durchsucht. Angezeigt werden dann alle Dokumente mit einem erfolgreichen Treffer.


Dokumente jederzeit und überall im Zugriff

Dokumente jederzeit und überall im Zugriff
Sicher sind Ihre Daten auch. Denn alle Daten werden in Containern und einer SQL-Datenbank sicher verschlüsselt aufbewahrt. Alle Komponenten und somit auch der ecoDMS Server, und auch die archivierten Dateien befinden sich direkt bei Ihnen. Nicht auf fremden Servern.

Via Desktop Client, Weboberfläche, Tablet oder Smartphone können Sie in Sekundenschnelle auf Ihr Dokumentenarchiv zugreifen.

 

E-Mails automatisch und gesetzeskonform archivieren.

Mit der Erweiterung der E-Mailarchivierung können Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive deren Anhänge langfristig und sicher in einem zentralen Archiv speichern. Die Software bietet Ihnen dabei die nötigen Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme E-Mail Archivierung. Das Programm holt die Nachrichten direkt am Mailserver ab und legt sie dann automatisch und gesetzeskonform im E-Mail Archiv ab. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mailarchivierung nachzukommen, arbeitet das Programm mit einem zweistufigen Archivierungskonzept, um nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen.


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