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Rechnungsstellung in Word und Excel
Wie gewohnt schreiben Sie auch heute noch Ihre Rechnungen in Word, Excel un Co.? Dann ist spätestens ab dem Jahr 2017 höchste Vorsicht geboten. 

Sind Rechnungen in Word oder OpenOffice GoBD-konform? 
Rechnungen, welche mit gängigen Softwaren geschrieben werden, entsprechen unter Umständen nicht mehr den GoBD. Die Gesetztesänderung welche bereits im November 2014 entschieden wurde, greift nun vollständig. Seit Ende des Jahres 2016 ist auch die Schonfrist für die Übergangszeit abgelaufen. Laut dem Schreiben vom BMF gelten Rechnungen, welche mit Word & Co geschrieben wurden als leicht veränderbar und entsprechen deshalb nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung (..) von Büchern . Diese Regelung gilt eigentlich seit Januar 2015, aber dank einer Übergangsregelung bis zum 31.Dezember 2016 hatte man bislang noch die Möglichkeit weiterhin seine Rechnungen wie gewohnt zu schreiben. Seit Januar 2017 ist das jedoch vorbei. Wer seine Rechnungen noch immer mit Word & Co schreibt, sollten dringend auf ein rechtmäßiges Programm umsteigen. 

Warum wird ein Umstieg auf ein regelkonformes Programm empfohlen? 
Wer weiterhin seine Rechnungen in Word oder OpenOffice schreibt, riskiert, dass das Finanzamt unter Umständen die gesamte Buchführung verwirft und den Gewinn ihres Unternehmens schätzt. Schätzungen fallen in den meisten Fällen ungünstig für den Steuerpflichtigen aus. Zu den Pflichten des Steuerpflichtigen gehört die ordnungsmäßige Buchführung nach den GoBD. Kommt der Steuerpflichtigen dieser Pflicht nicht nach, ist das Finanzamt gesetzlich dazu ermächtigt, die Buchführung zu verwerfen. Diese Maßnahme des Finanzamtes kann nicht nur sehr teuer für Sie werden, es führt auch zu viel unnötigem Ärger. Diesen Ärger kann man sich sparen in dem man sich von seinen alten Gewohnheiten trennt. 

Wie erstelle ich meinen Rechnungen gemäß den GoBD? 
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten die Rechnungen gemäß den GoBD zu erstellen. Diese sind nicht unbedingt aufwendiger als Ihre seitherige Vorgehensweise. Aufwand für Sie bedeutet zunächst nur, sich für eine Alternative zu entscheiden und Ihr bisheriges Rechnungserstellungsverfahren umzustellen. Fachmännischen Rat hierzu, können Sie sich unter anderem bei Ihrem Steuerberater holen. Steuerberater beschäftigen sich täglich mit solchen Problemen und sind hier über gängige Softwarelösungen im Normalfall gut informiert. Andernfalls können Sie sich natürlich auch selbst um eine Alternative zu Word und anderen OpenOffice bemühen. Wichtig ist, dass das Bundesfinanzministerium die Softwarelösung nicht als leicht änderbar einstuft. Achten Sie darauf dass das Programm als GoBD-konform ausgewiesen ist und holen Sie sich im Zweifelsfall fachmännischen Rat ein. 

Alternativen zur eigenen Rechnungserstellung
Ihnen scheint das Umstellen der Rechnungserstellung zu sehr mit Aufwand verbunden? Eventuell ist für Sie die Auslagerung der Rechnungserstellung eine Möglichkeit. Hierzu gibt es einige gute Anbieter zu einem fairen Preis. Damit ersparen Sie sich die lästige Büroarbeit und können mehr Zeit in Ihre eigentlich Tätigkeit stecken. Auch passende Programme für Ihre Branche, wie beispielsweise Topkontor für Handwerksbetriebe, erleichtern die Büroarbeit. Diese gehen nicht nur speziell auf Besonderheiten Ihrer Branche ein, sie halten Sie auch auf dem neuesten Stand bezüglich den Änderungen im Gesetz. Wie auch immer Sie sich entscheiden, es gibt immer die passende Lösung für Sie. Betrachtet man das Ganze neutral, ist ein Umstieg auf eine professionelle Software sicherlich die beste Möglichkeit. Es ändert sich hierbei nichts für Sie, außer dass Sie mit einem anderen, besseren Programm arbeiten. Bei einem Umstieg auf eine neue Software wird man meist mit guter Beratung von den Softwareherstellern unterstützt und steht auch zukünftig nicht alleine da, da qualifizierte Softwaren sich auch zukünftig den Gesetzesänderungen anpassen werden. Meist profitiert man zusätzlich sogar noch von fachmännischen Tipps zur Erleichterung der Büroarbeit. 


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Das Arbeiten mit TopKontor Handwerk wird in Zukunft auf eine ganz neue Dimension gehoben. In der zweiten Hälfte des Jahres wird die TopKontor Cloud Version veröffentlicht. Das bedeutet kurzum, dass sie TopKontor Handwerk überall mit hinnehmen können. Sie benötigen keinen eigenen Server mehr, die Software z.b. Auf ein Tablet auszuführen. Das faszinierende dabei ist das TopKontor Handwerk einfach mit einem beliebigen Webbrowser starten können. Als Beispiel könnte man hier nennen Doppel. Zeichen oben ein "Android-Tablet". Es ist, aber nicht auf das zuvor genannte Android-Tablet begrenzt denn auch Anwender von Mac Computer ist nun ohne weitere Zusatzsoftware das Verwenden von TopKontor Handwerk direkt auf den heimischen Apple Mac möglich (TopKontor Handwerk für Mac). In dieser Variante ist auch wie beim Android Tablet nur ein Webbrowser (auf dem Mac Safari Standardbrowser notwendig). Mit dieser Neuerung wird die mit über 18.000 in beliebte Handwerkersoftware TopKontor Handwerk auch für den Mac Bereich oder für den Apple Bereich zugänglich.


Sicherlich mag man sich die Frage stellen, ob das Ganze nicht durch die Cloud irrsinnig hoch im Preis ist. Hier an dieser Stelle können wir bereits ein ganz klares "nein" setzen. Ein Vorteil sind eindeutig die laufenden Kosten die bei der Cloud Variante erspart bleiben. Hier ein einfaches Rechenbeispiel:

TopKontor Handwerk in einer Standardausführung für drei Benutzer mit offenen Posten Modul liegt bei ca. 2400 € einmalige Anschaffungskosten. Zu dieser Summe kommt jedoch noch eine Software Aktualisierung gebührt nicht berechnet wird und liegt bei 480 €.

Um das TopKontor Handwerk zu betreiben, benötigen Sie noch einen sogenannten Server (ein Rechner, auf dem die Datenbank des Programmes liegt). So ein Server kann in der Anschaffung durchaus seine 2000 bis 3000 € kosten. Für die laufende Wartung und Unterhaltung dieses Gerätes fallen ca. 70 bis 100 € pro Monat an.

Wenn wir diese Kosten jetzt einmal zusammen rechnen kommen wir monatlich 40 € für die Softwareaktualisierung des TopKontor Handwerk und im Mittelmaß 80 € für die Server Unterhaltung. Zusammen kommen wir hier auf 110 €.

Bei der TopKontor Handwerk Cloud Version fallen keinerlei Anschaffungskosten die Server oder Softwarekauf an. Hier können wir, als Erstes sagen da es sich positiv auf den Cashflow oder auf die Rücklagen für eine Investition auswirkt. Mit TopKontor Handwerk in der Cloud erhalten Sie eine monatlich konstante Summe die fest einplanbar ist.

An dieser Stelle erwarten Sie jetzt einen Preis! Was wir allerdings verraten können, hier ist, dass es nicht mehr lange dauert, bis das Produkt zur Verfügung steht. Eine Veröffentlichung wird im zweiten / dritten Quartal erwartet. Schauen Sie öfter bei uns vorbei um sich auf dem Laufenden zu halten. Gerne können Sie uns auch eine E-Mail in der wir Sie bei der Veröffentlichung des Produktes rechtzeitig informieren.

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 App

In den nächsten Tagen steht Ihnen für TopZeiterfassung die Version 1.4.2.3 im jeweiligen Store zur Verfügung.

Bei großen Auftragsmengen bestand ein Synchronisationsproblem, das zu Zeitüberschreitungen bis hin zu Abstürzen der App führte.
In den Einstellungen gibt es jetzt einen Schalter, mit dem die permanente Synchronisation der Aufträge ein- und ausgestellt werden kann. In der Veröffentlichung der App werden wir standardmäßig den Schalter auf "nicht synchronisieren" ausliefern.
Bei dem Stempeln auf Aufträge kann der Mitarbeiter nun manuell die Synchronisation von Aufträgen über einen Button durchführen, um die Synchronisationszeit selbst zu steuern (z.B. bei Leerlaufzeiten).
Bei Anwendern mit kleineren Auftragsmengen bzw. akzeptablen Synchronisierungszeiten empfehlen wir, dass in den Einstellungen der Schalter zur Synchronisation eingestellt ist.

 

Bei Fragen zu den Apps kontaktieren Sie uns gerne.

 

Ideen

 

TopKontor Handwerk bietet den Benutzern der Software eine erstklassige Idee an. Über ein Portal ist es möglich seine Ideen, die man in der Software verwirklicht sehen möchte den Hersteller mitzuteilen. Für diese Möglichkeiten bietet bluesolution Software GmbH eine uservoice Plattform. Kann man seine Ideen und Vorstellung einfach in Schriftform mitteilen und diese über ein Abstimmungssystem pushen.
Über diese Plattform teilen wir auch unsere Ideen mit die wir im Rahmen unserer Support Vorgänge oder unserer Kunden Gespräche aufnehmen.

In diesem Fall haben wir auch dieses wieder getan, weil wir eine Option gefunden haben die noch nicht in der Software umgesetzt wurde. Im konkreten geht es darum, dass viele Lieferanten Datanormdaten bereitstellen. Diese Daten sind teilweise sehr umfangreich und umfassen mehrere Millionen Artikel. Das Einspielen dieser data Norm Dateien kann durchaus bis zu einer Stunde dauern. Muss man aber im Betrieb abzwacken und dafür sorgen, dass in diesem Zeitraum keiner mit der Software arbeitet. Wir haben uns gedacht es wäre vielleicht ein folgender Ansatz, wenn man etwas wie folgt, umsetzen könnte.

Unsere Idee: Im TopKontor Handwerk soll es eine Funktion geben, über die ist möglich ist zeitgesteuert (z.B. in der Nacht) die Datanorm Vorgänge wie z.b. Aktualisierung oder Sortiments- Bereinigung durchzuführen. Dieser Vorgang würde sicherlich viel Zeit einsparen gerade mit Berücksichtigung auf mehrere Lieferanten. Neuer

Wenn Sie diese Idee auch interessant finden oder unterstützen würden, dass so eine Option umgesetzt wird, können Sie dieses über den folgenden Link tun.

https://bluesolution.uservoice.com/forums/209646-topkontor-kaufm%C3%A4nnische-software/suggestions/37140556-automatische-datanorm-pflege

Vielleicht bekommen wir in der Zukunft diese Funktion zur Verfügung gestellt.

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Unsere Live-Sendung zu TopKontor Handwerk und der TopKontor Zeiterfassung auf YouTube geht weiter. Am 06.02.2019 gehen wir mit Euch in die 3. Staffel des Formates. 

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Mit Hilfe der Schnittstelle „ausschreiben.de“ können Sie über 970.000 Leistungsbeschreibungen von Produktherstellern aus den unterschiedlichsten Gewerken und herstellerneutrale DIN- und VOB-gerechte Texte in TopKontor Handwerk nutzen. Wie Sie diese Schnittstelle in TopKontor Handwerk

 

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Hier die Punkte kurz aufgeführt:

  • Projektverwaltung mit Nachkalkulation zur optimalen Kostenkontrolle
  • Vorwärts- und Rückwärtskalkulation inkl. Angebotspreise glätten
  • Aufmaßcenter zur komfortablen Aufmaßerfassung
  • Auswahl zwischen freiem Aufmaß und Spalten-, Raum-, Einzel-, Teil- oder Schlussaufmaß
  • GAEB-Schnittstelle zum einfachen Import von Ausschreibungstexten, Datenübernahme aus Planungssoftware (z.B. WSCAD) oder Leistungsverzeichnissen
  • Datanorm- und Eldanorm-Schnittstellen zum Import von Großhändler-Artikelkatalogen
  • Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung mit gesondertem Material- und Lohnausweis
  • Integriertes Online-Banking zur blitzschnellen Zahlungseingangskontrolle
  • Auf Wunsch: gewerkspezifische Standard-Leistungsverzeichnisse (kostenpflichtig)

 

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